Die Nebenkostenabrechnung ist eine wichtige Pflicht für Vermieter und ermöglicht es, Ausgaben für die Versorgung der Mieter zurückzuerhalten. Dabei Fehler zu machen, kann jedoch ärgerlich und kostspielig für alle Beteiligten sein. Um unnötigen Mehraufwand oder Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, müssen rechtsgültige Nebenkostenabrechnungen erstellt werden.
In diesem Artikel geht es darum, was Vermieter bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung beachten müssen. Wir werden uns damit befassen, was genau Nebenkosten sind, wie sie berechnet werden sollten und was in einer rechtsgültigen Nebenkostenabrechnung stehen muss.
Was sind Nebenkosten?
Nebenkosten sind Ausgaben, die zusätzlich zur Miete einer Wohnung anfallen. Das können unter anderem Betriebskosten, Instandhaltungskosten, Grundsteuern oder Versicherungsbeiträge sein.
Einmal jährlich können Vermieter die Nebenkosten den Mietern in einer Nebenkostenabrechnung anteilig in Rechnung stellen. Mit dieser zahlen die einzelnen Wohnparteien des Hauses ihren Teil verschiedener Kosten, etwa die Gebühren für die Müllentsorgung.
Welche Nebenkosten können abgerechnet werden?
Welche Ausgaben durch die Mieter gezahlt werden müssen, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgehalten. Nebenkosten, die an den Mieter weitergegeben werden dürfen, sind Ausgaben für:
- Beleuchtung
- Fahrstuhlbetrieb
- Gartenpflege
- Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel
- Grundsteuer
- Hausreinigung
- Hausmeister
- Müllabfuhr & Straßenreinigung
- Schornsteinfeger
- Versicherungen (z. B. eine Haus- und Grundbesitzer-Haftpflichtversicherung)
- Warmwasser- & Heizkosten
- Wasser- & Abwassergebühren
- sonstige Betriebs- & Nebenkosten
Die “sonstigen Betriebskosten” sind in der BetrKV nicht näher definiert. Dazu gehören Kosten, die im Mietvertrag vereinbart wurden, etwa wenn das Gebäude ein gemeinschaftliches Schwimmbad enthält und für dessen Pflege Kosten anfallen.
Welche Kosten müssen die Mieter nicht zahlen?
Kosten, die Vermieter laut der BetrKV nicht auf die Mieter umlegen dürfen, sind unter anderem:
- Anschlussgebühren für Kabel & Satellitenschüsseln
- Instandhaltungskosten (wie ein Fassadenanstrich)
- Grunderwerb-, Einkommens- oder Erbschaftssteuer
- Kosten durch Leerstand
- Prüfung & Wartung von Leitungen & Elektrik
- Rechtsschutz- oder Hausratsversicherungen
- Reparaturkosten
- Verwaltungskosten (z. B. für Personal)
Wie müssen die Nebenkosten in Rechnung gestellt werden?
Der Vermieter muss den Mietern eine jährliche Nebenkostenabrechnung zukommen lassen, damit sie über die mit ihrem Mietverhältnis verbundenen Kosten auf dem Laufenden sind.
Wichtige Daten, die auf der Nebenkostenabrechnung stehen müssen, sind:
- der Abrechnungszeitraum
- eine Zusammenstellung aller im Laufe des Jahres angefallenen Kosten
- der Abzug potenzieller Vorauszahlungen der Mieter
- die Berechnung des Mieteranteils
- eine Erklärung, wie die Nebenkosten auf die Wohnparteien verteilt werden
Tipp: Zur Erleichterung dieser Arbeit wurden Online-Programme für die Nebenkostenabrechnung entwickelt, welche Vermietern bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften helfen.
- Diese Software ermöglicht es Vermietern, Zahlungen zu verfolgen, den Anteil des Mieters genau zu berechnen und die von mehreren Mietern erhobenen Nebenkosten effizient zu verwalten.
Wie werden die Anteile der einzelnen Parteien berechnet?
Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gibt es verschiedene Verteilerschlüssel, die Vermieter in Deutschland anwenden können:
- Einer der gebräuchlichsten ist der Wohnflächenschlüssel, bei dem die Gesamtkosten entsprechend der Anzahl und Größe der Wohnungen auf die Mieter verteilt werden.
- Ein anderer gängiger Schlüssel ist der Personenzahlschlüssel, bei dem die Kosten auf die Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen aufgeteilt werden.
- Bei einem dritten Verteilerschlüssel werden die Kosten auf Basis des individuellen Verbrauchs der Mieter, unter anderem von Wasser oder Heizung, berechnet.
Je nach Art der Nebenkosten können auch unterschiedliche Verteilerschlüssel kombiniert werden.
- So können die Müllentsorgungskosten nach Anzahl der Personen, die Kosten für einen Kabelanschluss anhand der Anzahl der Wohnungen und die Wassergebühren nach dem genauen Verbrauch berechnet werden.
Typische Fehler bei der Nebenkostenabrechnung
Bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen treten häufig Fehler auf. Vermieter sind in der Verpflichtung, diese Fehler zu vermeiden. Auf die folgenden Punkte sollte geachtet werden:
- Der am häufigsten vorkommende Fehler ist das Nichteinhalten von Fristen bei der Erstellung und dem Versand der Abrechnung.
- Wenn der Mieter die Abrechnung nicht innerhalb der gesetzlichen Frist erhält, ist er nicht mehr verpflichtet, eine Nachzahlung zu leisten.
- Vermieter müssen Rückzahlungen allerdings trotzdem zahlen, unabhängig von Fristen.
- Ein weiterer Fehler, der oft gemacht wird, ist die Verwendung des falschen Verteilerschlüssels, da dies zu falschen Beträgen führen kann.
- Darüber hinaus können auch Fehler wie das Umlegen von Kosten, die der Mieter nicht tragen muss, das Fehlen einzelner Kosten oder falsche Abrechnungszeiträume
Zur Vermeidung dieser Fehler kann man sich durch ein Programm für die Nebenkostenerstellung oder eine Beratung durch Vermieterschutzvereine unterstützen lassen.
Fazit
Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist eine wichtige Pflicht für Vermieter und ermöglicht es ihnen, Ausgaben für die Versorgung ihrer Mieter zurückzuerhalten. Um unnötigen Mehraufwand oder Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, müssen rechtsgültige Nebenkostenabrechnungen erstellt werden. Wichtige Fehler, die dabei vermieden werden müssen, sind falsche Berechnungen oder das Nichteinhalten von Fristen.
Vermieter, die eine rechtssichere Abrechnung erstellen und Konflikte vermeiden möchten, können Programme nutzen, die für die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen entwickelt wurden.