Homeoffice richtig einrichten – Tipps zur richtigen Ausstattung für Zuhause

Ein Homeoffice, also ein Büro für zu Hause, hat so einige Vorteile und wird mittlerweile häufig auch von Angestellten genutzt – so ist es bei mir zum Beispiel auch. Der Arbeitsweg fällt weg, wodurch man Zeit und Spritkosten spart. Für Selbständige ist es darüber hinaus sinnvoll, um gerade in der Anfangszeit weitere Mietkosten für ein Büro zu sparen.

Allgemeine Tipps fürs heimische Büro

Bevor wir richtig einsteigen, zunächst ein paar allgemeine Tipps:

• Für Ruhe sorgen: Der Raum sollte – wenn Du die Wahl hast – nicht zu einer viel befahrenen Straße hinausgehen. Schalldichte Türen und ein dicker Teppich, der Schallwellen bricht, sind ebenfalls empfehlenswert.
• Sauerstoffzufuhr gewährleisten: Verfügt der Raum über große Fenster, kann man regelmäßig frische Luft hineinlassen. Luftreinigende Zimmerpflanzen sind nicht nur praktisch, sondern auch was fürs Auge.
• Bei der Einrichtung Bewegung integrieren: Langes Sitzen ist ungesund und unbequem. Es kann also durchaus sinnvoll sein, wenn man ein Regal mit wichtigen Ordnern auf der anderen Seite des Raums platziert. So hat man regelmäßig einen Grund, aufzustehen.
• Formalitäten beachten: Wenn man das Homeoffice gewerblich nutzen möchte und nicht selbst der Hauseigentümer ist, sollte man vorab die Erlaubnis des Vermieters einholen. Häufig kann man das Arbeitszimmer außerdem steuerlich absetzen. Dafür muss sich das Büro allerdings in einem abgeschlossenen Raum befinden, der nur beruflich genutzt wird – was ich sowieso immer empfehlen würde.

Tipps zum Einrichten vom Homeoffice

Räumliche Aspekte
Das Homeoffice richtet man am besten in einem vom Wohnbereich unabhängigen Raum ein, da es dort weniger Ablenkung zum Beispiel durch Familienmitglieder gibt. Mir ist immer wichtig, dass ich die Tür zu machen kann und dann auch alle wissen, dass man mich nicht stört. Das habe ich direkt klar gemacht und alle in der Familie respektieren das auch. Nur so kann ich wirklich in Ruhe und konzentriert arbeiten.

Des Weiteren sollte der Raum groß genug sein, damit man sich nicht eingeengt fühlt und sich in seiner Arbeit entfalten kann. Wer im Eigenheim wenig Platz hat, kann zumindest einen Vorhang als Raumteiler benutzen oder vielleicht den Dachboden ausbauen. Alternativ besteht die Möglichkeit,  die Diele, Treppenabsätze oder einen Einbauschrank umzufunktionieren. Die kleinen Arbeitsplätze dort kann man dann mit Schiebetüren ausstatten und nach Feierabend verschließen.

Mobiliar
Bei der Wahl der Möbel fürs Homeoffice ist Ergonomie essentiell. Weiter unten gehe ich noch mal genauer auf die einzelnen Möbel ein, nachfolgend erst mal ein kleiner Überblick.

Der Schreibtisch sollte nicht nur möglichst groß sein und Stauraum für Utensilien bieten, die immer griffbereit sein müssen. Des Weiteren lohnt es sich, in ein ausfahrbares Modell zu investieren, mit dem man von Zeit zu Zeit im Stehen arbeiten kann. Ich persönlich liebe es, zwischendurch für 15-20 Minuten im Stehen zu arbeiten.

Der Schreibtischstuhl sollte gemütlich sein und den Rücken beim Sitzen schonen. Wichtig sind außerdem ausreichend Regale für die verschiedenen Arbeitsmaterialien. Empfängt man regelmäßig Kunden, ist ein separater Tisch mit Stühlen sinnvoll. Ein wenig Deko kann ebenfalls nicht schaden. Ein Farbakzent hier, eine Blume dort – Accessoires machen den Raum wohnlicher und sorgen für Wohlfühlatmosphäre. Dieser Aspekt ist nicht zu verachten, da man einen beträchtlichen Teil des Tages im Homeoffice verbringt.

Beleuchtung
Essentiell für eine angenehme Arbeitsatmosphäre ist Licht. Bei mir lassen die großen Fenster ausreichend Tageslicht herein, weshalb ich eigentlich immer ein helles Büro habe. Alternativ sollte man auf jeden Fall über ausreichend Beleuchtung durch Decken- oder Stehlampen sorgen, denn dies schont die Augen, wenn man lange am Bildschirm sitzt.

Ordnung ist das halbe Leben
Nicht gerade meine Paradedisziplin 😉 Im Home Office sollte man Behälter für Papier und Restmüll aufstellen, ich arbeite zusätzlich mit einem Aktenvernichter für sensible Dokumente. Regelmäßiges Leeren ist natürlich wichtig. Zudem sorgen Regale mit blickdichten Türen für Ordnung. Selbst wenn dahinter Chaos herrscht, wirkt das Zimmer gleich viel aufgeräumter.

Die richtige Ausstattung für das Büro zu Hause

Hat man den Raum vorbereitet und eingerichtet, fehlt nur noch die Ausstattung. Je nach Beruf kann sich diese natürlich unterscheiden. Zur Grundausstattung gehören aber vermutlich immer:

• Telefon
• Drucker
• Computer oder Laptop
• Zubehör wie Bildschirm, Headset oder Webcam

Des Weiteren ist natürlich eine schnelle Internetverbindung wichtig, da die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern häufig online stattfindet. Bei der Auswahl des Tarifs sollte auf eine hohe Internetgeschwindigkeit geachtet werden. Im Homeoffice können bereits 16 Mbit/s ausreichen. Wenn allerdings größere Datenmengen übertragen werden müssen oder die Leitung noch anderweitig genutzt wird, sind deutlich höhere Upload-Geschwindigkeiten sinnvoll. Empfehlenswert ist außerdem eine externe Festplatte zur Sicherung wichtiger Daten, ich selber nutze dafür ein Synology NAS.

Da ich Angestellter bin, wird mir sehr viel gestellt, um Software muss ich mich beispielsweise gar nicht kümmern. Bei Selbständigen sieht dies natürlich anders aus, da würde ich immer ein paar Programme empfehlen, welche die Arbeitsweise ungemein erleichtern:

• E-Mail-Programme wie Outlook können heutzutage nicht nur Nachrichten verschicken, sondern haben auch einen integrierten Kalender mit Benachrichtigungsfunktion – praktisch, um alle anfallenden Aufgaben und Termine im Blick zu haben.
• Für täglich anfallende Arbeiten eignen sich die gängigen Microsoft Office- oder Libre Office-Programme. Diese umfassen unter anderem Tools für Text- und Tabellenverarbeitung sowie für die Erstellung von Präsentationen. Alternativ kann man sich auch Google Docs dafür anschauen.
• Ein browserbasiertes Tool fürs Projektmanagement (Ich nutze privat beispielsweise Trello) hilft, den aktuellen Stand eines Projekts einfach zu überblicken. Mit einer solchen Software kann man To-do-Listen und Unteraufgaben erstellen sowie Dateien hochladen.
• Damit sich in Rechnungen keine unnötigen Fehler einschleichen und die Daten vollständig sind, sollte man sich umfassend über Rechnungsprogramme informieren und sich eine passende Software für die eigenen Bedürfnisse anschaffen.

Der richtige Schreibtisch im Homeoffice

Auch im Home-Office ist Ergonomie ein wichtiges Thema, schließlich soll auch dort Deine Gesundheit nicht leiden. Daher ist bei der Auswahl des Schreibtisches einiges zu beachten. So sollte dieser beispielsweise höhenverstellbar sein, damit Du auch öfter und längere Zeit im Stehen arbeiten kannst. Dadurch erhöht sich Deine Konzentration und Du beugst Rückenschmerzen und Müdigkeit vor. Die Höhenverstellbarkeit ist übrigens auch deshalb wichtig, weil die Höhe natürlich ebenso beim Sitzen auf die für Dich ideale Position gebracht werden muss – je nach Körpergröße beträgt sie dabei zwischen 65 und 76 cm.

Damit es auf Deinem Schreibtisch nicht eng wird und Du sowohl die Übersicht bewahren als auch vernünftig arbeiten kannst, sollte dieser 1,20 bis 1,60 m breit und mindestens 80 cm tief sein. Und auch für Deine Beine ist Freiheit wichtig. Daher achte darauf, dass der Platz unter dem Schreibtisch nicht allzu sehr zugestellt ist. Dies kannst Du sicherstellen, indem Du ihnen einen Freiraum von mindestens jeweils 60 bis 65 cm in der Höhe, Breite und Tiefe zukommen lässt.

Der richtige Bürostuhl

Der beste Schreibtisch bringt aber nichts, wenn man den falschen Bürostuhl hat. Daher ist es auch beim Bürostuhl beispielsweise wichtig, dass dieser sich in der Höhe verstellen lässt – und zwar so, dass auch Deine Körpergröße unterstützt wird. Als erstes solltest Du sicherstellen, dass Deine Füße fest auf dem Boden stehen. Im zweiten Schritt musst Du dafür sorgen, dass Ober- und Unterschenkel mindestens einen 90-Grad-Winkel (etwas mehr geht auch) bilden.

Ein guter Bürostuhl verfügt über Armlehnen. Mit diesen vermeidest Du Schmerzen in der Schulter- und Nackenmuskulatur. Genauso wie bei den Beinen musst Du auch zwischen Ober- und Unterarm einen Winkel von 90 Grad oder mehr erreichen. Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist das Material, schließlich möchtest Du ja im Sommer nicht schwitzen. Achte daher darauf, dass der Stuhl atmungsaktiv ist. Des Weiteren sollte der Bezug rutschfest und nicht zu weich sein.

Ebenfalls wichtig: Du solltest nicht die ganze Zeit starr auf dem Stuhl sitzen. Stattdessen solltest Du öfter die Sitzposition wechseln, man spricht hier auch von dynamischem Sitzen. Dieses wird beispielsweise durch spezielle Mechaniken unterstützt. Zum Schluss noch: Ein Bürostuhl muss natürlich auch auf Dein Gewicht ausgelegt sein, achte daher auch auf die Angaben zur Höchstbelastung.

Der beziehungsweise die richtige/n Monitor/e

Zunächst einmal solltest Du Dir Gedanken machen, wie viele Monitore Du brauchst. Mancher kommt mit einem aus, aber es gibt viele Menschen, die es bevorzugen, wenn sie über noch einen zweiten oder gar dritten verfügen – so geht es mir zumindest. Tatsächlich gibt es sogar Studien, in denen nachgewiesen wurde, dass mehrere Monitore zu einer höheren Produktivität führen, da für eine höhere Übersichtlichkeit gesorgt ist. Voraussetzung allerdings ist, dass Dein Rechner die Möglichkeit für den sogenannten Multi-Monitor-Betrieb bietet. Ansonsten musst Du diesen mit einer entsprechenden Grafikkarte aufrüsten. Außerdem ist darauf zu achten, dass es sich bei allen Monitoren um das gleiche Modell handelt, da ansonsten etwa unterschiedliche Helligkeiten auftreten können.

Wie beim Schreibtisch und Bürostuhl auch, spielen ebenso beim Monitor ergonomische Aspekte eine Rolle. Achte daher darauf, dass sich die Höhe verändern lässt und auch Neigung und Drehung einstellbar sind. Des Weiteren gibt es Monitore, die sich automatisch der Umgebungshelligkeit anpassen, was wiederum dafür sorgt, dass Deine Augen nicht so schnell ermüden.

Egal, ob Du Dich nun dazu entschließt, mit einem oder mehreren Monitoren zu arbeiten: Stelle sicher, dass diese über eine Bildschirmdiagonale zwischen 22 und 27 Zoll verfügen. Die genaue Größe hängt jedoch auch vom Abstand zwischen Dir und dem Monitor ab. Wichtig ist auch eine hohe Auflösung. Je nachdem, ob Du auch mal hochkantig arbeiten musst, solltest Du außerdem darauf achten, dass es sich um einen Monitor mit Pivot-Funktion handelt, so dass Du diesen um 90 Grad drehen kannst.

Headset

Nicht nur, aber vor allem im Büro ist es durchaus sinnvoll, wenn man beide Hände beim Telefonieren frei hat. Deshalb lohnt sich die Anschaffung eines Headsets. Zum einen, weil man nur so ungestört mitschreiben beziehungsweise Unterlagen heraussuchen kann. Zum anderen aber auch, weil ein Headset Gesundheitsproblemen wie Rückenschmerzen und Beschwerden im Kopf- und Nackenbereich vorbeugen kann. Und auch die Schultern entlastet es.

Wie bei so vielen Dingen gibt es auch hier verschiedene Ausführungen. Achte darauf, dass Du Dir ein Headset zulegst, das sowohl mit Deinem Standtelefon als auch Deinem PC beziehungsweise Notebook funktioniert. Denn es kann durchaus sein, dass Du Telefonate über Skype führst oder Du an Videokonferenzen und Online-Meetings teilnimmst. Ideal wäre es natürlich auch, wenn dieses Headset ebenso mit dem Smartphone funktioniert, wobei es bei den kabelgebundenen Varianten Probleme an einem iPhone geben kann, da diese lediglich über einen Lightning-Anschluss verfügen. Hier kann ein Adapter Abhilfe schaffen, einfacher ist die Anbindung über Bluetooth.

Wenn Du eher wenig telefonierst, reicht ein Headset mit einer Ohrmuschel. Ansonsten ist ein Modell mit zwei Ohrmuscheln zu empfehlen. Da es in Deinem Home-Office schätzungsweise ruhig zugeht, brauchst Du wahrscheinlich nicht in ein System zu investieren, das die Umgebungsgeräusche unterdrückt. Zur oben bereits erwähnten Anschlussthematik sei noch zu sagen, dass schnurgebundene Systeme günstiger sind und Du nicht auf den Akkustand achten musst. Kabellose haben hingegen den Vorteil, dass sie einen Verstärker beinhalten und somit oft kompatibler mit älteren Geräten sind. Zudem verfügt man mit ihnen über mehr Bewegungsfreiheit.

Webcam

Man bekommt nie eine zweite Chance für einen ersten Eindruck – das gilt auch für Videokonferenzen mit neuen Geschäftspartnern. Doch auch Stammkunden, Vorgesetzte und Kollegen möchten ein vernünftiges Bild von ihrem Gesprächspartner sehen. Entsprechend lohnt es sich, über eine vernünftige Webcam zu verfügen. Im Übrigen ist es auch vielen Notebook-Besitzern empfohlen, aus Qualitätsgründen in eine externe Cam zu investieren, da die eingebaute oftmals eher einfach ist.

Neben einer hohen Auflösung und einem zuverlässigen Autofokus ist es bei einer Webcam zum Beispiel wichtig, dass sie sich flexibel aufstellen beziehungsweise anbringen und auch ausrichten lässt. Ideal ist, wenn sie beispielsweise auch auf einem Stativ angebracht werden kann und man sie um 360 Grad drehen, sowie seitlich neigen kann. Und auch eine Kippfunktion ist ein Pluspunkt. Übrigens: solange Du noch kein Headset hast, ist es natürlich vorteilhaft, wenn Deine Webcam über ein gutes Mikrofon verfügt, schließlich sollen Deine Gesprächspartner Dich ja verstehen.

Drucker

Auch, wenn heutzutage oft vom papierlosen Büro die Rede ist und viele Dinge mittlerweile digitalisiert wurden: so ganz ohne Papier geht es dann doch nicht. Du wirst immer mal wieder in die Verlegenheit kommen, Dinge ausdrucken zu müssen.

Es gibt verschiedene Druckerarten, beispielsweise Tinten- und Laserdrucker. Während Erstere mit geringen Anschaffungskosten punkten, haben Letztere ihren Vorteil darin, dass die einzelnen Seiten günstiger sind – im Schnitt um die Hälfte. Eine Ausnahme ist, wenn es sich um Folien handelt, die bedruckt werden sollen; diese sind für Laserdrucker teurer. Außerdem arbeiten Laserdrucker schneller, die Zeitersparnis beträgt hier ebenfalls um die 50 Prozent. Während man früher sagte, dass Laserdrucker sich hauptsächlich für Vieldrucker eignen, ist es heute so, dass man diese auch durchaus für Gelegenheitsdrucker empfiehlt. Tintenstrahldrucker haben nämlich den Nachteil, dass die Tinte eintrocknet, wenn sie längere Zeit nicht verwendet werden. Solltest Du Dich für einen Laserdrucker entscheiden, achte auf ausreichende Belüftung, während er druckt.

Da man heutzutage viele Dokumente über das Smartphone empfängt und diese auch beispielsweise PDFs öffnen können, solltest Du darauf achten, dass Dein Drucker WLAN-fähig ist. Ansonsten musst Du die auszudruckende Datei erst auf den PC überspielen, was nur unnötig Zeit kostet.

Und wenn Du weißt, dass Du öfter auch kopieren, scannen und faxen musst, dann könnte die Anschaffung eines Multifunktionsgerätes für Dich interessant sein.

Stauflächen

Wie unter Punkt 6. bereits angesprochen, ist die Idee des papierlosen Büros noch nicht ganz umgesetzt worden. Neben dem, dass Du Briefe, Dokumente und andere Dinge ausdrucken musst, sind noch zwei weitere Faktoren wichtig. Erstens, dass sie Dir nicht Platz wegnehmen und zweitens, dass Du schnell Zugriff auf sie hast. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ordnung zu halten, denn sonst versinkst Du früher oder später im Chaos, was wiederum dazu führt, dass Deine Produktivität sinkt und Du länger arbeiten musst als notwendig.

Um die Ordnung sicherzustellen und den Überblick zu behalten, sind Ablagesysteme unabdingbar. Für die Dinge, auf die Du regelmäßig beziehungsweise kurzfristig Zugriff haben musst, eignen sich sogenannte Briefkörbe. Für erledigte Dinge hingegen, die Du noch brauchst – weil Du entweder zu einem späteren Zeitpunkt wieder darauf zurückgreifen musst oder weil es gesetzlich vorgeschrieben ist, diese eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren – solltest Du Dir Regale zulegen. Für die wichtigen Dokumente, die Du vor fremdem Zugriff schützen möchtest, eignet sich hingegen ein Aktenschrank. Ein solcher ist übrigens auch dann offenen Regalen vorzuziehen, wenn Du weniger Zeit mit Staubwischen verbringen willst.

Zum Schluss noch: Beachte, dass für einige Dokumente eine Tresorpflicht besteht!